PETUNJUK PENGGUNAAN MINI E-BOOK SCANNER ATIZ

Oleh: Eka Kusmayadi

PUSAT PERPUSTAKAAN DAN PENYEBARAN TEKNOLOGI PERTANIAN 2015

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ........................................................................................ i

Daftar Isi ................................................................................................. ii

Pendahuluan ............................................................................................ 1

Tujuan ..................................................................................................... 1

Perbedaan Alat dengan sebelumnya ....................................................... 2

Peyetelan.................................................................................................. 3

Proses Kerja Mini E-book ...................................................................... 5

Proses Alih Media .................................................................................. 7

Editing File Hasil Scan .......................................................................... 8

Mengubah Menjadi PDF ........................................................................ 8

Beberapa Catatan Kejadian .................................................................... 10

Penutup ................................................................................................... 10

KATA PENGANTAR

Buku petunjuk penggunaan scanner Mini e-Book ATIZ ini merupakan panduan yang dapat digunakan untuk melaksanakan proses alih media koleksi tercetak menjadi forma digital yang dilaksanakan di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA). Dalam melaksanakan alih media koleksi, PUSTAKA dalam beberapa tahun belakangan ini telah menargetkan jumlah koleksi yang harus selesai dialihmediakan dalam jumlah yang cukup tinggi. Pada tahun 2015 telah dilaksanakan alih media sebanyak 130.000 halaman, Dalam 5 tahun ke depan diharapkan dapat mencapai 300.000 halaman dengan target peningkatan setiap tahunnya 10.000 halaman.

Oleh karena itu, apabila hanya mengandalkan alat scanner biasa, maka akan sulit untuk dapat tercapai. Namun apabila menggunakan e-Book Scanner ATIZ, maka para opertaor perlu mendapatkan keterampilan yang memadai, sehingga dalam pengoperasian alatnya dapat bekerja dengan baik.

Berdasarkan alasan tersebut di atas, maka penulis mencoba menyusun buku panduan atau petunjuk pengoperasian mesin Alih Media e-Book Scanner ATIZ untuk dapat digunakan oleh para operator. Penyusun mengharapkan saran yang sifatnya membangu untuk penyempurnaan buku pedoman ini. Terima Kasih.

Penyusun

Pendahuluan

Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA) merupakan

salah satu perpustakaan Kementerian Pertanian yang secara administratif berada di bawah

Sekretariat Jenderal dan secara teknis di bawah Badan Penelitian dan Pengembangan

Pertanian (Balitbangtan). Pustaka memiliki koleksi yang cukup banyak. Hal ini dapat dilihat

dari koleksinya yang tersimpan di beberapa lantai, yaitu lantai 2, 3, 4, 5 gedung C dan lantai

8 gedung B.

Berdasarkan tahun terbitnya, koleksi yang dimiliki terdiri atas koleksi tua dan baru.

Koleksi tertua yang dimiliki Pustaka adalah terbitan tahun 1815 yang tersimpan di ruang

koleksi khusus, yaitu ruang antiquariat terletak di lantai 8 gedung B. Koleksi disimpan dalam

lemari buku roll-o-pack. Koleksi antiquariat ini seluruhnya berjumlah 6.230 judul. Jumlah

tersebut belum termasuk calon koleksi antiquariat yang penyimpanan masih tergabung

dengan koleksi buku.

Koleksi PUSTAKA merupakan asset negara yang harus dipertanggungjawabkan

keberadaannya, dipelihara dan dimanfaatkan untuk kepentingan masyarakat luas. Namun

karena berbagai kondisi yang disebabkan oleh iklim, hama maupun manusia dari waktu ke

waktu akan menyebabkan timbulnya kerusakan pada koleksi. Oleh karena itu, maka

PUSTAKA mempunyai kewajiban melakukan pelestarian koleksi untuk mempertahankan

kelestarian asset bangsa tersebut. Sesuai dengan Undang-undang cagar budaya no 10 tahun

2011.

Permasalahan yang dihadapi dalam pelestarian di Indonesia antara lain kurangnya

tenaga pelestarian, banyak pimpinan belum memahami pentingnya pelestarian, masih banyak

praktek pelestarian yang salah, ketersediaan kertas dengan mutu yang beragam, banyak ruang

perpustakaan tidak dirancang dengan memperhatikan faktor pelestarian dan pengawetan,

belum adanya kebijakan pelestarian pada tingkat nasional (Sulisyo-Basuki, 1991).

Tujuan

Pelestarian bahan pustaka bertujuan untuk a) mengurangi kerusakan fisik koleksi

antiquariat akibat mempunyai usia terbit yang sudah lama, b) memudahkan proses temu

kembali informasi dari koleksi antiquariat dan c) menggabungkan setiap nomor dan volume

majalah, sehingga koleksi tidak tercecer posisinya dan mudah untuk proses temu kembali

Salah satu upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut adalah melakukan

alih media koleksi (scanning) dari bentuk tercetak menjadi digital. Dalam TA 2014, target

yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut adalah sebanyak 131.000 halaman atau sekitar

307 judul buku. Bentuk file digital yang diharpak adalah PDF dan E-pub yang tersimpan

dalam DVD-ROM. Dibandingkan dengan TA 2013, target kegiatan alih media koleksi

perpustakaan di PUSTAKA dalam TA 2014 meningkat sebesar 655%. Peningkatan yang

besar tersebut karena PUSTAKA telah melakukaan pengadaan alat alih media dalam bentuk

mini e-book ATIZ.

Karena alat tersebut baru, maka perlu disusun petunjuk teknis operasional dari mini e-

book scanner ATIZ, sehingga setiap pustakawan dapat menggunakan alat tersebut secara

optimal.

Perbedaan Alat dengan Sebelumnya

Sebelum menggunakan mini e-book, PUSTAKA melengkapi sarana scanner dalam

bentuk scanner yang dilengkapi feeder (lihat Gambar 1). Alat tersebut mempunyai kelebihan

yaitu dapat melakukan alih media pada kertas yang mempunyai 2 halaman atas dan bawah.

Selain itu, dengan adanya feeder, pustakawan dalam melakukan scanning tidak harus

menunggu sampai semua pekerjaan selesai. Artinya selama proses alih media, pustakawan

dapat mengerjakan pekerjaan lain. Namun kelemahan dari alat tersebut adalah hanya dapat

digunakan untuk koleksi yang baru. Apabila digunakan untuk koleksi tua, kemungkinan

terjadi kerusakan kertas menjadi tinggi. Karena koleksi tua biasanya rapuh, sehingga mudah

patah dan rusak.

Gambar 1. Scanner Deskjet 7650

Feeder

Gambar 2. Mini E-book ATIZ

Berbeda dengan scanner sebelumnya, mini e-book mempunyai kemampuan

mengalihmediakan halaman kertas dengan kecepatan yang tinggi. Berikut perbandingan

kecepatan kedua scanner tersebut.

Jenis Scanner Kecepatan alih media Metode

Mini ebook ATIZ 1000 hal per jam kamera foto

Deskjet 7650 250 hal per 6 jam Lampu dengan motor stepper

Proses Kerja Mini E-Book

Proses scanning dengan ATIZ menggunakan 2 buah kamera kiri dan kanan. Untuk

mengatur dan mengelola hasil scan digunakan 2 jenis software, yaitu untuk menscan (Drive

Capture) dan untuk mengedit file serta membuat file PDF (Drive Editor). Langkah yang

dilakukan adalah :

1. Hidupkan komputer,

2. Hidupkan kamera,

- Aktifkan Software Drive Capture,

- Scan dari halaman pertama sampai terakhir,

3. Apabila akan diedit gunakan software Drive Editor,

4. Buat file PDF.

Kamera

Tempat buku

Lampu penerang

Tampilan ikon Bookdrive Capture

Penyetelan

a. Penyetelan Kamera

Penyetelan kamera dilakukan setiap akan melakukan proses alihmedia. Penyetelan

kamera dimaksudkan untuk memperoleh fokus yang baik dari objek yang akan difoto.

Penyetelan dilakukan dengan langkah sebagai berikut :

1. Kamera harus dalam posisi tidak terhubung kemanapun. Apabila kabel kamera

terhubung ke monitor harus dilepaskan terlebih dahulu.

2. Hidupkan kamera,

3. Aktifkan tombol fokus otomatis,

4. Kemudian tekan tombol pengambilan gambar,

5. Perhatikan sampai keluar garis atau kotak berwarna hijau.

6. Matikan kembali kamera, posisikan tombol fokus pada manual.

7. Hubungkan kembali kabel kamera ke monitor.

8. Pengesetan fokus selesai.

b. Penyetelan Posisi Halaman

Apabila hasil scan sudah jelas, selanjutnya perhatikan posisi halaman hasil scan apakah

terbalik atau tidak. Apabila terbalik pilih menu SETTING, pilih INVERT CAMERA,

kemudian ambil kembali gambarnya.

c. Penyetelan Wilayah Yang Akan Diambil/Dibuang

Bagian halaman yang akan diambil harus ditentukan terlebih dahulu, sehingga cukup

sekali penyetelannya. Untuk menyetel bagian halaman yang akan diambil atau dibuang pilih

menu berikut ini.

d. Pemberian nama folder dan nama file

Setiap akan melakukan scanning, maka harus menentukan terlebih dahulu nama folder,

nama subfolder dan nama file. Misalkan nama folder , buku1, Nama subfolder, kita gunakan

judul buku, preanger. Nama file dibuat secara otomatis berurutan. Kita dapat memberikan

nama file.

3 4

Misalnya kita memberi nama pus 3 4 2014, maka nama file yang akan dihasilkan adalah

pus0012014_L.jpg dan pus0022014_R.jpg. Langkah selanjutnya pilih START.

Langkah selanjutnya adalah pemberian nama file. Nama file dapat disesuaikan dengan bagian

dari judul buku atau dengan nama lain. Namun penamaan dengan bagian judul buku akan

mengingatkan kita saat lupa.

Selain penamaan file. Fasilitas tambahan yang disediakan scanner sejenis ATIZ adalah

pemberian metadata pada file hasil alih media. Metadata ini sangat berguna untuk aplikasi

tertentu, sehingga pada saat entri metadata kita tidak harus memasukkan satu persatu. Sebagai

contoh pada aplikasi mendelay, untuk entri metada kita cukup menggunakan fasilitas ADD

FILE. Maka metada akan secara otomatis masuk ke database.

Selesai memberi nama folder dan nama file, selanjutnya melakukan alih media setiap

halaman sampai halaman terakhir. Setelah selesai, langkah terakhir adalah mengubah file jpg

menjadi file pdf.

Proses Scanning

Editing File Hasil Scan

Sebelum kita membuat file PDF, kadangkala ada beberapa halaman yang perlu diedit.

Misalkan terlalu gelap, kurang kontras, miring ke kiri atau ke kanan, penggantian warna latar

dan sebagainya.

Ubah ke PDF

Untuk mengubah file JPG ke PDF langkah yang dilakukan adalah :

- Buka ikon book editor,

- Panggil file-file JPG tersebut dengan cara mengebloknya,

- Klik tanda panah berwarna merah yang ada di bagian bawah menu,

- Tunggu proses impor,

- Beri nama file PDFnya,

- Pilih OK

Beberapa Catatan Kejadian

1. Halaman lebih besar dari ukuran A4

Kadang kala terdapat halaman yang mempunyai ukuran lebih dari A4. Untuk kasus

seperti itu, yang perlu dilakukan adalah mengedit file pdf hasil alih media.

2. Proses scan otomatis

Dengan menggunakan fasilitas proses scanning otomatis, maka kita hanya melakukan

pengangkatan handel kaca atau mika penutup buku saja.

PENUTUP

1. Alih media menggunakan ATIZ dilakukan dengan tahapan pemberian folder, nama

file, proses alih media dan mengubah file jpg menjadi pdf. 2. Dalam beberapa hal kadangkala harus dilakukan pengeditan file jpg atau pdf,

misalnya ukuran halaman lebih besar dari A4, buku mempunyai lebar penjilidan yang

kecil sehingga saat discan ada bagian tulisan yang hilang. 3. File pdf dan jpg setelah selesai proses scanning dbuatkan backupnya dalam bentuk

DVD-ROM atau harddisk eksternal.