REVISI LAPORAN OBSERVASI PENGELOLAAN DAN PENGORGANISASIAN PERPUSTAKAAN MADRASAH
ALIYAH SWASTA (MAS) DARUL ARAFAH RAYA
DISUSUN
OLEH
SITI AISYAH
(140709093)
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
MEDAN 2014
KATA PENGANTAR
Puji syukur Penulis haturkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan observasi yang berjudul “Pengelolaan dan Pengorganisasian Perpustakaan Madrasah Aliyah Swasta (MAS) Darul Arafah Raya”. Laporan ini disusun dalam rangka menjalankan kewajiban penulis yaitu tugas yang telah diberikan oleh dosen yang bersangkutan. Tak lupa pula ucapan terima kasih kepada seluruh pihak yang berkaitan dalam penyelesaian laporan ini.
Di dalam laporan ini, membahas tentanpg studi yang penulis jalani dari awal hingga saat ini. Sehingga disini penulis bukan hanya mendapatkan materi yang telah disampaikan oleh dosen, namun sebuah pengetahuan dan pengalaman yang langsung penulis dapatkan melalui kegiatan observasi yang terjun langsung ke lokasi yang telah ditentukan.
Dipastikan masih terdapat banyak kekurangan dalam laporan ini, baik dari segi penulisan, bahasa yang digunakan, maupun teori yang dikutip. Maka dari itu, diharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi perbaikan laporan observasi yang akan mendatang. Penulis juga berharap, semoga dengan adanya laporan observasi ini dapat bermanfaat bagi setiap orang yang membacanya. Amiin Ya Robbal Alamiin..
Medan, Januari 2014
Penulis
Siti Aisyah
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...................................................................................................
DAFTAR ISI..................................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang .........................................................................................................
1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................................
1.3 Tujuan Penelitian .....................................................................................................
1.4 Manfaat Penelitian ....................................................................................................
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ........................................................................................
1.6 Metode Penelitian .....................................................................................................
BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1 Perpustakaan.............................................................................................................
2.2 Knowledge Management .........................................................................................
2.3 Fungsi Perpustakaan .................................................................................................
2.4 Klasifikasi Bahan Pustaka ........................................................................................
2.5 Pengindeksan ............................................................................................................
BAB III METODE PENELITIAN
3.1 Teknik Pengumpulan Data ......................................................................................
3.2 Teknik Analisis Data ...............................................................................................
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran dan Data Umum ......................................................................................
4.2 Hasil Quesioner .........................................................................................................
BAB V KESIMPULAN
5.1 Kesimpulan ..............................................................................................................
5.2 Saran ........................................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA....................................................................................................
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perpustakaan adalah salah satu sumber belajar yang merupakan bagian penting dari
sebuah lembaga. Hal ini dapat dilihat dari perkembangan perpustakaan dalam sejarah umat
manusia yang mempunyai pesona tersendiri. Perpustakaan bertugas melayani masyarakat
yang membutuhkan suatu informasi mengenai ilmu pengetahuan ataupun hal-hal yang
dibutuhkan oleh pengguna serta menjadi tempat sumber informasi dan rekreasi sehingga
dapat dinikmati oleh para pengguna.
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi akan terus berkembang pesat di era
globalisasi dan perlu adanya upaya untuk meningkatkan mutu atau kualitas sumberdaya
manusia agar dapat bersaing sesuai perkembangan zaman . Salah satu upaya yang dapat
dilakukan adalah dengan memenuhi sarana dan prasarana untuk menunjang proses
pembelajaran di sekolah, yaitu dengan mendirikan perpustakaan sekolah. Untuk itu, maka
keberadaan sarana dan fasilitas perpustakaan perlu mendapat perhatian serius dari pihak
sekolah karena perpustakaan merupakan bagian dari kebutuhan yang harus dipenuhi dalam
penunjang kegiatan akademika dan sarana belajar mengajar.
Perpustakaan Madrasah Aliyah Darul Arafah adalah perpustakaan yang berada di
bawah naungan Yayasan Pondok Pesantren Darul Arafah Raya , berada di Jalan Berdikari
Desa Lau Bakeri Kecamatan Kutalimbaru Kabupaten Deli Serdang. Pondok Pesantren
tersebut adalah pondok pesantren terbesar di Sumatera Utara.
Berdasarkan ketertarikan penulis ini, maka penulis meneliti bagaimana sistem
pengorganisasian yang dijalankan oleh para pustakawan yang bertugas di perpustakaan
tersebut. Penulis juga akan mengupas sarana dan prasarana, bahan bacaan serta minat belajar
para siswa Hal tersebutlah yang ingin saya angkat dalam laporan observasi yang diberikan
oleh Ibu Himma Dewiyana, S.T. M.Hum dalam pelajaran Pengantar Pengorganisasian
Pengetahuan. Oleh karena itu, penulis akan membahas sejauh mana “Pengelolaan dan
Pengorganisasian yang Diterapkan pada Perpustakaan Madrasah Aliyah Swasta (MAS)
Darul Arafah Raya”
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka rumusan masalah yang akan
diteliti dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana Pengelolaan dan Pengorganisasian yang diterapkan pada Perpustakaan
Madrasah Aliyah Darul Arafah?
2. Bagaimana keadaan dan kondisi terhadap Perpustakaan Madrasah Aliyah Darul
Arafah?
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana Pengelolaan dan Pengorganisasian yang diterapkan pada Perpustakaan Madrasah Aliyah Darul Arafah.
1.4 Manfaat Penelitian
Penulis berharap penelitian ini dapat bermanfaat bagi:
1. Bagi pihak perpustakaan, dapat dijadikan sebagai salah satu masukan dan saran untuk
memperbaiki sistem pengorganisasian yang diterapkan agar memudahkan kegiatan
yang dilakukan.
2. Bagi penulis, dapat menambah pengetahuan serta wawasan bagaimana sistem
pengorganisasian kegiatan yang dilakukan dalam dunia pustaka.
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup penelitian ini adalah studi tentang pengorganisasian pengetahuan.
Aspek yang akan diamati mencakup pengorganisasian pengetahuan di perpustakaan,
pengatalogan bahan perpustakaan, pengklasifikasian bahan perpustakaan, sistem pelayanan
perpustakaan, dan fasilitas pendukung. Studi ini pada dasarnya bermaksud untuk mengetahui
bagaimana pengelolaan dan pengorganisasian yang diterapkan pada Perpustakaan Madrasah
Aliyah Darul Arafah.
1.6 Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan cara ilmiah yang digunakan untuk melekukan suatu
penelitian. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode observasi dan
dokumentasi.
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
2.1 Perpustakaan
2.1.1. Pengertian Perpustakaan
Secara terminologi kata perpustakaan dalam bahasa inggris adalah library. Reitz
(2004) menyatakan bahwa istilah library berasal dari kata liber yang berarti buku. Dari
istilah itu terbentuklah istilah librarius yang artinya tentang buku. Dalam bahasa Greek dan
Romance istilah yang bersesuaian adalah biblitheca. Dari istilah ini maka dalam bahasa
Belanda perpustakaan disebut bibliotheek, dalam bahasa Jerman disebut bibliothek, bahasa
Prancis bibliotheque, dan pada bahasa Spanyol bibliotheca, serta bahasa Portugis juga
disebut bibliotheca. Akan tetapi semua istilah tersebut berasal dari bahasa Yunani dari kata
bilia yang artinga adalah tentang buku, kiab.
Lebih jauh Reitz mendeffenisikan perpustakaan sebagai berikut: A collection or group
of collections of books and/or other materials rganized and maindtained for use reading,
consultation, study, research, are staffed by librarians and other personel trained to provide
services to meet user needs. Defenisi ini mudah dimengerti, perpustakaan adalah koleksi atau
sekumpulan koleksi buku atau bahan lainnya yang diorganisasikan dan dipelihara untuk
pengunaan/keperluan (membaca, konsultasi, belajar, meneliti), dikelola oleh pustakawan dan
staff terltih lainnya dalam rangka menyediakan layanan untuk memenuhi kebutuhan
pengguna.
Melihat proses kerjanya, bahwa badan perpustakaan yang berupa sumberdaya
informasi yang diorganisir, disusun secara teratur sehingga mudah untuk menemukannya
kembali, maka perpustakaan adlah suatu unit kerja yang bertugas untuk mengumpulkan,
menyimpan, mengorganisir,berbagai bahan perpustakaan sistematis, dan memeliharanya agar
dapat digunakan oleh penguna dengan baik.
Dalam UUD No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustaaan Bab 1 Pasal 1 dinyatakan bahwa
Perpustakaan adalah instusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam
secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan,
penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.
Inteernasional Federation of Library Assosiations and Instituitions (IFLA)
mendefenisikkan perpustakaan dengan pengertian yang sabat sederhana yaitu kumpulan
bahan cetak dan non cetak dan/atau sumber nformasi dalam kamputer yang disusun secara
sistematis untuk kepentingan pemakai.
2.1.2. Jenis-Jenis Perpustakaan
Melihat kegiatan perpustakaan sehari-hari, diketahui adanya Perpustakaan Umum,
Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Perguruan Tinggi, dan Perpustakaan Khusus.
a. Perpustakaan Umum
Menurut Reitz (2004) Perpustakaan umum (public library) adalah A library or library
system that provides unrestricted access to library resources and services free of charge to all
the resident of a given community, district, or geographic region, supported wholly or in part
by public funds. Dalam pengertian yang sederhana defenisi diatas menyatakan bahwa
Perpustakaan Umum adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpstakaan yang menyediakan
akses yang tidak terbatas kepada sumberdaya perpustakaan dan layanan gratis kepada warga
masyarakat didaerah atau wilayah tertentu, yang didukung penuh atau sebahagian dari dana
masyarakat (pajak).
b. Perpustakaan Sekolah
Dalam pengertian yang sederhana perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang
dikelola serta terdapat disekolah dengan tujuan membantu sekolah untuk mencapai
tujuannya.
Menurut Reitz (2004) mendefenisikan Perpustakaan Sekolah (school library), A
library in a public or private elemantary or secondary school that serves the information
needs of its students and curriculum needs of its teachers and staff, usually managed by a
school librarian or media specislist. A school collection usually contains book, periodical,
and educational media suitable for the garde levels served.
Defenisi diatas menyatakan bahwa Perpustakaan Sekolah adalah suatu perpustakaan
yang berada pada jenjang sekolah dasar sampai dengan sekolah lanjutan baik milik
pemerintah (negeri) maupun swastayang melayani kebutuhan informasi siswanya, kebutuhan
kurikulumdari guru dan staf; biasanya dkeloal oleh pustakawan sekolah ataupun spesialis
media.
c. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara sedarhana perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan ang dikelola
oleh perguruan tinggi dengan tujuaan membantu tercapainya tujuan perguruan tinggi.
Reitz (2004) mendefenisikan Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai berikut, A
library or library system established, administered, and funden by a university to meet te
information, ressearch, and curiculum needs of its students, faculty, and staff.
Defenisi ini menyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah
perpustakaan atau sistem perpustakaan yang dibangun, diadministrasikan dan didanai oleh
sebuah universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi, penelitian dan kurikulum dari
mahasiswa, fakultas dan stafnya.
d. Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus adalah perpustaaan yang diselenggarakan oleh lembaga atau
instansi negara, pemerintah, pemerintah negara ataupun lembaga atau institusi swasta yang
layanannya diperuntukkan bagi pengguna di linkungan lembaga atau instansi yang
bersangkutan.
Menurut Reitz (2004) menyatakan bahwa Perpustakaan Khusus (special librar), A
library established and funden by a commercial firm, private association, goverment agency,
nonprofit organization’s mission and goals. The scope of collection is usually limited to the
interest of its host organization.
Defenisi ini menyatakan bahwa perpustakaan khusus aadalah suatu perpustakaan yang
dibangn dan didanai oleh suatu perusahaan komersial, asosiasi masyarakat, badan
pemerintah, organisasi nirlaba atau kelompok interes khusus dalam rangka memenuhi atau
menciptakan misi dan tujuan organisasi tersebut.
2.1.3. Fungsi Perpustakaan
Fungsi perpustakaan selalu dkaitkan dengan jenis perpustakaan dan misi yang
diembannya. Maka setiap perpustakaan memiliki fungsi yang berbeda. Secara umum fungsi
perpustakaan yaitu:
1. Penyimpanan
2. Pendidikan
3. Penelitian
4. Informasi
5. Kultural
Sedangkan menurut Wardita (1998) perpustakaan memiliki sejumlah fungsi yaitu:
1. Fungsi edukatif
2. Fungsi informasi
3. Fungsi tanggung jawab administrasi
4. Fungsi rekreasi
5. Fungs riset
2.2 Knowledge Management
2.2.1 Pengertian Knowledge Management
Pemahaman konsep pengetahuan dan informasi menimbulkan berbagai penafsiran
berbeda-beda. Para ahli dibidang informasi menyebutkan bahwa informasi adalah
pengetahuan yang disajikan kepada seseorang dalam bentuk yang dapat dipahami; atau data
yang telah diproses atau ditata untuk menyajikan fakta yang mengandung arti.
Sedangkan pengetahuan berasal dari informasi yang relevan yang diserap dan dipadukan
dalam pikiran seseorang. Sedangkan pengetahuan berkaitan dengan apa yang diketahui dan
dipahami oleh seseorang. Informasi cenderung nyata, sedangkan pengetahuan adalah
informasi yang diinterpretasikan dan diintegrasikan.
Menurut Koina dalam Siregar (2005) Knowledge Management adalah suatu disiplin yang
mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian, pengelolaan dan
pendistribusian semua asset informasi suatu organisasi.
Sedangkan Laudon (2002) Knowledge Management berfungsi meningkatkan kemampuan
organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan dalam suatu
organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan
pengetahuan organisasi tersebut. Teknologi informasi memainkan peranan penting dalam
manajemen pengetahuan sebagai pemungkin proses bisnis yang bertujuan yang bertujuan
untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan.
Menurut Kim yang dikutip Siregar (2005) bahwa pengetahuan adakalanya dikategorikan
sebagai terstruktur, tidak terstruktur, eksplisit atau implisit. Jika pengetahuan diorganisasikan
dan mudah didiseminasikan disebut pengetahuan terstruktur. Pengetahuan yang tidak
terstruktur dan dipahami, tetapi tidak dengan jelas dinyatakan adalah pengetahuan implisit.
Pengetahuan implisit juga disebut tacit (dipahami tanpa dikatakan), yaitu keahlian dan
pengalaman pekerja yang belum didokumentasikan secara formal Untuk mengkonversi
pengetahuan implisit ke dalam pengetahuan eksplisit, pengetahuan tersebut harus diekstraksi
dan diformat.
Maka dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah suatu rangkaian kegiatan
yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan
mendistribusikan pengetahuan (transfer pengetahuan) untuk digunakan kembali, diketahui,
dan dipelajari di dalam organisasi tersebut.
Pengetahuan sebagai modal intelektual mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam
menentukan kemajuan suatu organisasi. Pada era informasi memunculkan karakteristik
masyarakat informasi dimana keberadaan informasi menjadi sangat penting dan menjadi
salah satu kebutuhan pokok bagi setiap orang. Bagi masyarakat informasi banyak aspek
kehidupan sangat bergantung kepada informasi. Tanpa informasi, kehidupan masyarakat
informasi tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan, dan di dalam melakukan setiap
kegiatannya, masyarakat informasi akan selalu membutuhkan informasi dan semakin
menuntut informasi yang cepat, aktual, akurat, dan relevan. Informasi tersebut senantiasa
mengisi segala aspek kehidupan, mulai dari lingkup individu, keluarga, sosial, hingga lingkup
kelompok dan organisasi.
Begitu pula bagi suatu organisasi, apapun jenis organisasinya, informasi merupakan
salah satu jenis sumberdaya yang paling utama. Karena informasi, orang-orang di dalam
suatu organisasi memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu, sehingga
informasi menjadi penuntun bagi siapapun saat melakukan aktivitas keorganisasian. Dari
sinilah kemudian muncul apa yang dinamakan pengetahuan.
Dapat disimpulkan bahwa pengetahuan (knowledge) adalah informasi yang
diinterpretasikan dan diintegrasikan. Knowledge berasal dari informasi yang diserap dalam
akal pikiran seseorang. Pengetahuan dapat digambarkan dalam knowledge hierarchy berikut
ini:
Diagram 1: Knowledge hierarchy
Dari gambar knowledge hierarchy tersebut dapat dilihat tingkatan dari data sampai
terbentuknya wisdom. Data merupakan raw material (bahan mentah) dari informasi. Data
adalah hal yang langsung dapat diamati dan diverifikasi. Data merupakan sesuatu yang tidak
membawa arti, bersifat mentah dan merupakan kumpulan dari fakta-fakta tentang suatu
kejadian. Bisa juga merupakan suatu catatan terstruktur dari suatu transaksi, dan boleh
dikatakan materi penting dalam membentuk informasi.
Kemudian data tersebut diolah sehingga menghasilkan gambaran yang lebih luas
tentang sesuatu. Data yang sudah diolah ini disebut dengan informasi. Informasi merupakan
hal yang dapat mewakili data yang telah dianalisis. Informasi adalah kompilasi dari data.
Informasi memiliki arti, relevansi dan juga tujuan. Transformasi data menjadi informasi
adalah dengan menambahkan “nilai“. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi
sesuatu yang membawa arti
Kemudian informasi yang justified true believe menghasilkan pengetahuan. Justified
true believe maksudnya adalah seorang individu membenarkan (justifies) kebenaran atas
kepercayaannya berdasarkan observasinya mengenai dunia. Jadi bila seseorang menciptakan
pengetahuan, ia menciptakan pemahaman atas suatu suatu situasi baru dengan cara berpegang
pada kepercayaan yang telah dibenarkan.
Dalam definisi ini, pengetahuan merupakan konstruksi dari kenyataan, dibandingkan
sesuatu yang benar secara abstrak. Penciptaan pengetahuan tidak hanya merupakan kompilasi
dari fakta-fakta, namun suatu proses yang unik pada manusia yang sulit disederhanakan atau
ditiru. Penciptaaan pengetahuan melibatkan perasaan dan sistem kepercayaan (belief systems)
dimana perasaan atau system kepercayaan itu bisa tidak disadari. Pengetahuan adalah hal
yang didasarkan atas pengalaman, persepsi, dan pendapat individual.
Pengetahuan merupakan gabungan dari suatu pengalaman, nilai, informasi
konstektual dan juga pandangan pakar yang memberikan suatu framework untuk
mengevaluasi dan menciptakan pengalaman baru. Bisa berupa solusi pemecahan suatu
masalah, petunjuk suatu pekerjaan dan ini bisa ditingkatkan nilainya, dipelajari dan juga bisa
diajarkan kepada yang lain.
Lalu pengetahuan tersebut bergabung dengan wawasan seseorang sehingga
menghasilkan pengetahuan yang mendalam atau disebut dengan wisdom. Wisdom menyaring
dan mengintegrasikan pengetahuan sehingga menampilkan dan menghasilkan pengertian
yang levelnya sudah tinggi.
Pengetahuan dipandang sebagai sebuah komoditi atau sebuah aset intelektual.
Pembagian pengetahuan/ knowledge antara lain adalah:
1. Tacit knowledge
Tacit knowledge merupakan pengetahuan yang berbentuk pengalaman, skill, maupun
pemahaman. Tetapi, tacit knowledge terkadang susah diungkapkan ataupun ditulis dalam
kata-kata, teks, maupun gambar. Berada di dalam benak orang yang mengetahui.
2. Explicit Knowledge
Explicit Knowledge adalah pengetahuan yang terdokumentasi dalam berbagai bentuk
seperti paper, laporan penelitian, buku, artikel, manuskrip, paten dan software, dan lain-lain.
Dengan kata lain knowledge yang sudah dapat dikemukakan dalam bentuk data, formula,
spesifikasi produk, manual, prinsip-prinsip umum, dan sebagainya.
2.3 Pengkatalogkan
2.3.1 Pengertian Katalog
Perpustakaan sebagai suatu system informasi berfungsi menyimpan pengetahuan
dalam berbagai bentuk serta pengaturannya sedemikian rupa, sehingga informasi yang
diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu informasi yang ada
diperpustakaan perlu diproses dengan system katalogisasi (cataloging).
Katalog berasal dari bahasa Latin “catalogus” yang berarti daftar barang atau benda
yang disusun untuk tujuan tertentu.
Menurut ilmu perpustakaan terdapat beberapa defenisi tentang katalog yaitu sebagai
berikut. Yang pertama katalog berarti daftar berbagai jenis koleksi perpustakaan yang disusun
menurut sistem tertentu. Yang ke dua A catalogue is a list of, an index to, a collection of
books and/or other materials. It enables the user to discover : what material is present in the
collection, where this material may be found yang dapat dimaknai “Katalog adalah daftar,
indeks untuk, koleksi buku dan/atau bahan lainnya.
Hal ini memungkinkan pengguna untuk menemukan: apa yang terdapat di dalam
koleksi, di mana bahan ini dapat ditemukan.” Yang ke tiga katalog perpustakaan merupakan
suatu rekaman atau daftar bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan atau beberapa
perpustakaan yang disusun menurut aturan dan sistem tertentu.
Dari ke tiga definisi di atas dapat disimpulkan bahwa katalog merupakan daftar dari
koleksi perpustakaan atau beberapa perpustakaan yang disusun secara sistematis, sehingga
memungkinkan pengguna perpustakaan dapat mengetahui dengan mudah koleksi apa yang
dimiliki oleh perpustakaan dan dimana koleksi tersebut dapat ditemukan.
2.3.2 Tujuan dan Fungsi Katalog
Tujuan katalogisasi menurut Carles Ammi Cutter bahwa tujuan catalog perpustakaan
adalah:
a. Memberikan kemungkinan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui
berdasarkan pengarang, judul buku dan subyeknya.
b. Menunjukan buku yang dimilki perpustakaan dari pegarang tertentu, berdasarkan
subyek tertentu, dan dalam literatur tertentu.
c. Membantu dalam pemilihan buku berdasarkan edisinya atau berdasarkan karakternya.
Adapun fungsi dari pembuatan katalog adalah untuk mempermudah pencarian buku
dalam perpustakaan berdasarkan pengarang, judul dan subyek. Selain fungsi di atas, fungsi
dari katalog juga dapat dibedakan sebagai berikut:
1. Mempermudah Penyalinan Katalog (Copy Cataloguing)
Fungsi katalog induk dalam penyalinan katalog (copy cataloguing) bukan ditujukan
untuk kepentingan pengguna mempermudah perpustakaan secara langsung, melainkan untuk
kepentingan para pustakawan khususnya pengkatalog dan pengklasifikasian. Dengan adanya
katalog induk memungkinkan pengkatalog dan pengklasifikasian menyalin, mengkopi, atau
mengunduh data bibliografi dan nomor kasifikasi yang sudah ada dalam katalog induk
tersebut.
Dengan demikian sebuah buku atau bahan pustaka lainnya tidak perlu dibuat
katalognya secara berulang-ulang oleh setiap perpustakaan apabila katalognya sudah tersedia
di katalog induk, tentunya dengan beberapa penyesuaian apabila diperlukan. Copy
cataloguing juga memungkinkan untuk meng”upload” katalog seandainya buku yang akan
dibuat katalognya itu tidak ada dalam katalog induk. Dengan cara demikian akan sangat
menghemat biaya, tenaga dan waktu dan akan mempercepat pemrosesan bahan pustaka serta
pada gilirannya akan meningkatkan pelayanan kepada pengguna perpustakaan
2. Mendukung Pengawasan Bibliografi (Bibliographic Control)
Pengawasan bibliografi (Bibliographic control) adalah konsep dan mekanisme untuk
mengetahui semua terbitan buku dalam suatu kawasan pada suatu kurun waktu tertentu, baik
dalam suatu negara atau suatu regional atau tingkat internasional.
Dengan prinsip ini, dapat diketahui jenis, jumlah dan judul buku apa saja yang sudah
diterbitkan dalam suatu daerah tertentu pada masa tertentu (Abdul Rahman Saleh dkk., 2005).
Fungsi katalog induk dalam mendukung pengawasan bibliografi sebetulnya
merupakan fungsi yang harus dilaksanakan oleh Perpustakaan Nasional. Perpustakaan
Nasional dalam melaksanakan pengawasan bibliografi biasanya dengan mekanisme
pemberian ISBN (International Standard Book Number) dan menerapkan Undang-Undang
tentang serah simpan karya cetak dan karya rekam serta dengan cara mengumpulkan bahan
rujukan berupa bibliografi atau indeks. Katalog induk dapat mendukung terlaksananya
pengawasan bibliografi secara efektif.
Dalam konteks karya ilmiah perguruan tinggi, katalog induk dapat pula difungsikan
sebagai alat bantu pengawasan bagi dosen pembimbing atau peneliti. Dosen pembimbing
skripsi, tesis atau desertasi dapat dengan mudah mengetahui apakah karya tulis yang dibuat
mahasiswanya itu asli atau tidak. Begitu juga para peneliti akan sangat mudah mengetahui
apakah penelitian yang akan dilakukan sudah pernah diteliti orang lain atau belum. Dengan
demikian pengulangan penelitian akan dapat dihindari.
3. Menopang Silang Layan (Inter Library Loan)
Di dunia ini tidak ada pengelola perpustakaan yang berani mengatakan bahwa
perpustakaannya adalah perpustakaan yang lengkap. Berapa jumlah informasi yang terbit
setiap hari ? Saya belum menemukan data tentang jumlah terbitan buku diseluruh dunia,
namun yang pasti adalah sangat banyak.
Berdasarkan survey yang dilakukan oleh Abdul Rahman Saleh dkk. disebutkan bahwa
di Indonesia selama tahun 2002 jumlah buku yang diterbitkan adalah sebanyak 6.656 judul.
Ini baru buku yang terbit di Indonesia belum termasuk yang terbit di negara-negara lain.
Kalau ada pustakawan yang menyatakan bahwa perpustakaannya mempunyai koleksi yang
lengkap, betapa besar dana yang dibutuhkan untuk pengembangan koleksinya. Hal ini
nampaknya sulit untuk direalisasikan
Disisi lain kebutuhan informasi stakeholders perpustakaan khususnya pengguna
meningkat terus seiring dengan cepatnya perkembangan informasi dan teknologi. Untuk
mengatasi persoalan tersebut perpustakaan sebaiknya menyelenggarakan kegiatan silang
layan. Katalog induk mempunyai peran penting dalam kegiatan silang layan.
Dengan mengakses melalui katalog induk, pengguna perpustakaan akan mudah
mengetahui dimana informasi yang dicari itu berada dan bagaimana cara untuk
mendapatkannya.
2.3.3 Jenis-jenis Format Katalog
Katalog perpustakaan sendiri dapat disajikan dalam berbagai format. Format katalog
perpustakaan antara lain:
1. Bentuk cetakan, buku
Bentuk katalog perpustakaan yang merupakan himpunan dari lembaran-lembaran
yang berisi daftar koleksi yang dimiliki perpustakaan ke dalam satu jilid. Keuntungan dari
format katalog perpustakaan ini adalah biaya produksinya murah, mudah pengirimannya dan
mudah dibawa kemana-mana. Sedangkan kelemahan adalah jika terjadi penambahan koleksi
akan sulit untuk dimasukkan ke dalam daftar yang telah dibuat.
2. Katalog berkas
Katalog ini dibuat dari kertas manila putih dengan ukuran 10 x 20 cm dan kemudian
dijilid. Satu jilid bendel berisi sekitar 50 buat kartu. Namun saat ini katalog jenis ini dinilai
kurang praktis.
3. Bentuk kartu
Bentuk katalog dalam format kartu. Format kartu merupakan format katalog yang
paling banyak digunakan saat ini. Kelebihan dari format katalog ini antara lain tahan lama,
lebih praktis jika terjadi penambahan koleksi dan mudah penggunaannya. Sedangkan
kelemahannya antara lain memerlukan lembari katalog yang harus didesain khusus,
memerlukan tempat tersendiri dan sulit untuk dibawa kemana-mana.
4. Komputer
Selain kartu katalog, format ini merupakan format yang saat ini banyak digunakan oleh
perpustakaan. Apalagi dengan tumbuhnya gerakan open source yang perpustakaan
memperoleh perangkat lunak yang dapat digunakan secara gratis. Berbagai perangkat lunak
yang dapat digunakan sebagai katalog antara lain CDS/ISIS, WINISIS, OpenBiblio,
Atheneum, Otomigen-X dan Slims.
2.3.4 Garis Besar Kegiatan Pengatalogan
Kegiatan pengatalogan secara garis besar dapat dibagi ke dalam dua kegiatan yaitu:
1. Pengatalogan Deskriptif
Kegiatan pengatalogan bertumpu pada fisik bahan pustaka (judul, pengarang, jumlah
halaman, dll), kegiatannya berupa membuat deskripsi bibliografi, menentukan tajuk entri
utama dan tambahan, pedomannya antara lain AACR dan ISBD.
2. Pengindeksan Subyek
Kegiatan pengindeksan subjek berdasar pada isi bahan pustaka (subyek atau topik
yang dibahas), mengadakan analisis subyek dan menentukan notasi klasifikasi, pedomannya
antara lain bagan klasifikasi, daftar tajuk subyek dan tesaurus. Kedua kegiatan ini
menghasilkan cantuman bibliografi atau sering disebut katalog yang merupakan wakil
ringkas bahan pustaka.
2.4 Klasifikasi Bahan Pustaka
Klasifikasi adalah mengelompokkan benda yang memiliki beberapa ciri yang sama
dan memisahkan benda yang tidak sama. Dalam konteks perpustakaan, klasifikasi adalah
kegiatan mengelompokkan bahan pustaka berdasarkan kesamaan subyek/topiknya dengan
berpedoman pada metode/sistem tertentu.
Menurut Qolyubi dkk (2003) sistem pengelompokan atau klasifikasi perpustakaan
dapat dibedakan menjadi:
Klasifikasi Artifisial
Klasifikasi artifisial adalah sistem pengelompokkan atau klasifikasi koleksi
berdasarkan ciri fisik koleksi, seperti ukuran, warna ataupun data fisik lainnya.
Klasifikasi Fundamental
Klasifikasi fundamental adalahsistem pengelompokkan atau klasifikasi koleksi
berdasarkan subjek yang terkandung dalam sebuah koleksi.
Kedua sistem klasifikasi tersebut diaplikasikan dalam kegiatan pengelolaan
perpustakaan. Pengelola perpustakaan akan mengelompokkan koleksi berdasarkan ciri fisik
koleksi, artinya pengelola perpustakaan mengaplikasikan klasifikasi artifisial. Selanjutnya,
setelah dikelompokkan berdasarkan ciri fisik koleksi, kemudian koleksi dikelompokkan lagi
berdasarkan subjek dari koleksi. Dengan demikian Koleksi yang memiliki subjek sama akan
saling berdekatan, artinya pengelola perpustakaan telah menggunakan klasfikasi fundamental
dalam kegiatan klasifikasi.
Dalam kegiatan klasifikasi fundamental, seseorang akan mengelompokkan koleksi
berdasarkan subjek bahan pustaka. Dalam kegiatan klasifikasi ini ada dua tahapan yang
dilakukan yaitu analisis subjek serta penentuan notasi atau nomor klas subjek. Berikut ini
penjelasan dari masing-masing tahapan.
2.4.1 Analisis Subjek
Untuk dapat menentukan subjek sebuah koleksi atau bahan pustaka maka perlu
dilakukan proses analisis subjek. Analisis subjek adalah kegiatan atau proses penentuan
subjek atau isi yang terkandung dalam sebuah koleksi.
Dalam kegiatan analisis subjek ada dua hal penting yang harus diperhatikan, yaitu
jenis konsep dan jenis subjek. Jenis konsep dibedakan menjadi 3 jenis yaitu :
a. Fenomena
Merupakan masalah yang menjadi bahasan utama di dalam bahan Pustaka. Fenomena
dibedakan menjadi objek konkret dan objek abstrak. Objek konkret contohnya adalah
Perpustakaan, Komputer. Sedangkan objek abstrak contohnya antara lain budaya dan agama.
b. Disiplin Ilmu
Merupakan disiplin ilmu utama atau cabang dari disiplin ilmu utama yang dibahas dalam
sebuah bahan pustaka. Disiplin ilmu diutama disebut juga dengan istilah disiplin ilmu
fundamental dan cabang disiplin ilmu disebut subdisiplin. Misalnya ilmu sosial maka cabang
disiplin ilmu tersebut antara lain sosiologi, ilmu politik ilmu hukum, administrasi dan lain
sebagainya.
c. Bentuk Penyajian
Merupakan organisasi penyajian subjek dalam bahan pustaka menurut bentuk fisik,
sistematika penyajian dan bentuk intelektual. Seperti Majalah, Kamus, Ensiklopedi,
Direktori, Statistik.
Untuk jenis subjek dibedakan ke dalam empat jenis. Keempat jenis subjek tersebut
adalah:
a. Subjek Dasar
Adalah jenis subjek bahan pustaka yang terdiri dari satu disiplin ilmu. Misalnya politik,
pendidikan, ekonomi dan lain-lain.
b. Subjek Sederhana
Adalah subyek bahan pustaka terdiri dari satu faset pembagian dari satu disiplin ilmu,
Misalnya pendidikan dasar
c. Subjek majemuk
Adalah jenis subyek bahan pustaka terdiri dari lebih satu faset pembagian dari disiplin
ilmu. Misalnya Pendidikan Dasar di Indonesia
d. Subjek Kompleks
Adalah jenis subjek suatu bahan pustaka yang terdiri dua subjek atau lebih yang saling
berinteraksi dari satu disiplin ilmu atau lebih, contoh pengaruh narkoba terhadap kenakalan
remaja.
Hasil analisis subjek adalah deskripsi tentang subjek sebuah koleksi. Untuk melakukan
proses analisis subjek sehingga menghasilkan deskripsi subjek sebuah koleksi, dilakukan
dengan cara:
a. Membaca judul dari bahan pustaka, jika dirasa bahwa judul telah merefleksikan subjek
sebuah buku
b. Membaca halaman sebalik halaman judul (halaman verso). Di dalam halaman judul
terdapat katalog dalam terbitan yang dapat menampilkan subjek dari sebuah bahan
pustaka
c. Membaca daftar isi jika dengan membaca judul dan halaman kolofon belum diketaui
subjek dari sebuah koleksi.
d. Membaca kata pengantar dari sebuah koleksi
e. Membaca ringkasan buku yang biasanya terdapat pada halaman belakang buku.
f. Membaca buku secara keseluruhan jika dengan melakukan berbagai instruksi di atas
belum ditemukan subjek dari koleksi tersebut.
g. Menggunakan sumber-sumber lain seperti bibliografi, kamus.
h. Bertanya kepada subjek spesialis jika semua langkah telah dilakukan belum mampu
menentukan subjek dari sebuah koleksi.
2.4.2 Menentukan Notasi atau Nomor Klas
Notasi atau nomor klas dapat diartikan sebagai simbol atau kode yang mewakili sebuah
subjek bahan pustaka dalam bagan klasifikasi. Notasi dapat berupa huruf, angka bahkan
warna. Namun diantara ketiga jenis notasi tersebut, angka merupakan jenis notasi yang
banyak digunakan oleh perpustakaan. Motivasi perpustakaan memanfaatkan angka sebagai
notasi salah satunya karena notasi angka memiliki bagan yang berlaku secara internasional
seperti Dewey Decimal Classification, Universal Decimal Classification dan Library of
Conggress.
Berikut ini adalah penjelasan tentang ketiga jenis notasi yang dapat digunakan oleh
perpustakaan:
Warna
Apabila perpustakaan akan menggunakan warna sebagai identitas klasifikasi maka
subjek dari koleksi diwakili oleh satu jenis warna untuk setiap subjeknya. Misalnya warna
putih untuk subjek karya umum, merah untuk ilmu sosial, biru untuk subjek ilmu terapan dan
seterusnya. Akan tetapi notasi warna ini memiliki beberapa kelemahan yaitu terbatasnya
jumlah warna padahal subjek ilmu terus bertambah, selain itu klasifikasi warna tidak optimal
keberadaannya jika digunakan untuk yang memiliki masalah dengan buta warna.
Huruf
Pada prinsipnya penggunaan abjad sebagai notasi hampir sama dengan penggunaan
warna dalam sistem klasifikasi, dimana setiap abjad mewakili subjek tertentu. Misalnya huruf
A mewakili subjek pengetahuan umum, B mewakili subjek filsafat, C mewakili subjek agama
dan seterusnya.
Dalam penggunaan sistem abjad dapat juga digunakan inisial atau singkatan dari
sebuah subjek. Misalnya peu untuk subjek pengetahuan umum, Fil untuk subjek filsafat, slg
untuk subjek sosiologi, pol untuk subjek politik dan masih banyak lagi.
Angka atau nomor klasifikasi.
Jenis notasi yang terakhir adalah notasi dengan menggunakan angka. Notasi angka
diperoleh dari sistem klasifikas yang ada. Saat ini ada berberapa sistem klasifikasi yang
familiar digunakan di Indonesia. Sistem tersebut antara lain Dewey Decimal Classification
(DDC), Universal Decimal Classification (UDC), Library of Conggress (LC) dan Colon
Classification. Disini hanya akan dijelaskan satu sistem klasifikasi yaitu DDC karena sistem
klasifikasi ini adalah sistem klasifikasi yang paling banyak digunakan.
Dewey Decimal Classification atau DDC merupakan salah satu sistem klasifikasi
yang familiar digunakan oleh banyak perpustakaan di Tanah Air. Sistem ini menyangkut
seluruh subjek ilmu pengetahuan yang disusun secara sistematis dan teratur. Pembagian ilmu
(subjek ilmu pengetahuan) dimulai dari subjek yang bersifat umum menuju subjek bersifat
khusus.
Pembagian subjek dalam sistem ini dimulai dari subjek besar atau umum yang disebut
dengan kelas utama, kemudian diperinci menjadi divisi, selanjutnya divisi diperinci menjadi
sub divisi dan lebih rinci lagi menjadi tabel lengkap. Contohnya adalah sebagai berikut
Sepuluh kelas utama dalam DDC terdiri dari:
- 000 untuk karya umum
- 100 untuk filsafat dan psikologi
- 200 untuk agama
- 300 untuk ilmu sosial
- 400 untuk bahasa
- 500 untuk ilmu murni (sains)
- 600 untuk teknologi/ilmu terapan
- 700 untuk kesenian dan olahraga
- 800 untuk kesusastraan
- 900 untuk sejarah dan geografi
Divisi atau ringkasan ke II
- 300 untuk ilmu sosial
- 310 untuk statistik
- 320 untuk ilmu politik
- 330 untuk ekonomi
- 340 untuk hukum
- 350 untuk administrasi publik, ilmu kemiliteran
- 360 untuk masalah dan jasa sosial
- 370 untuk pendidikan
- 380 untuk perdagangan, komunikasi dan perhubungan
- 390 untuk adat istiadat, etiket dan folklor
Subdivisi atau ringkasan ke III
- 370 untuk Pendidikan
- 371 untuk Pendidikan secara umum
- 372 untuk Pendidikan dasar
- 373 untuk Pendidikan menengah
- 374 untuk Pendidikan dewasa
- 375 untuk Kurikulum
- 376 untuk Pendidikan wanita
- 377 untuk Sekolah dan agama
- 378 untuk Pendidikan tinggi
- 379 untuk Pendidikan dan negara
2.5 Pengindeksan
2.5.1. Pengertian Pengindeksan
Indeks merupakan istilah yang terdapat dalam bidang perpustakaan dan dianggap sebagai
salah satu sistem temu kembali informasi. Sedangkan indeks menurut bahasa yaitu: Sesuatu
yang menunjuk atau menanda
Daftar nama-nama yang disusun secara alfabetis
Dengan kata lain indeks merupakan daftar urutan nama, tempat, ataupun subyek dalam
sebuah dokumen yang diterbitkan. Daftar tersebut dapat menjadi rujukan untuk mencari
dokumen yang dicari.
Definisi lain menjelaskan pengindeksan adalah sebagai suatu proses menganalisa isi
kandungan suatu bahan atau sumber informasi dan menerangkannya dengan menggunakan
bahasa atau istilah di dalam sistem pengindeksan. Sistem pengindeksan ini bertujuan untuk
menganalisa (menguraikan) suatu karya. Misalnya suatu karya dimana dalam karya tersebut
terdiri dari beberapa karya orang yang berbeda, baik judul maupun subyeknya. Maka
sebaiknya masing-masing karya itu perlu kita uraikan satu persatu dengan membuatkan
indeksnya.
Sebuah indeks yang baik harus dapat memberi panduan yang spesifik, juga mampu
menentukan lokasi sumber informasi dengan efisien dan dapat digunakan untuk mencari
sumber-sumber informasi lain yang berkaitan, oleh kareena itu sebuah indeks harus lengkap
dan tepat (complete and accurate).
2.5.2 Fungsi Pengindeksan
Adapun fungsi-fungsi pengindeksan antara lain :
Memberi panduan secara rinci untuk mendapatkan suatu bahan.
Memudahkan pencarian suatu bahan atau sumber informasi dengan baik dan benar.
Membantu dalam mencari suatu bahan yang akan dicari.
Memberitahu hubungan antara suatu bahan atau sumber informasi dengan bahan atau
sumber informasi lainnya.
Menyediakan suatu pandangan yang menyeluruh yang terdapat dalam teks atau
koleksi.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Teknik Pengumpulan Data
Untuk mengetahui keadaan dan kondsi serta sistem perpustakaan maka dilakukan
observasi untuk mengetahui gambaran tentang perpustakaan yang akan diteliti. Peneliti
melakukan observasi di salah satu perpustakaan perguruan tinggi dengan langkah-langkah
yang ditempuh untuk mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan dalam bentuk
wawancara langsung kepada kepala atau staff pepustakaan tersebut.
Berbagai pertanyaan diajukan untuk mengetahui gambaran umum sistem
perpustakaan yang di terapkan di Perpustakaan Madrasah Aliyah Swasta (MAS) Darul
Arafah.Untuk mengetahui keadaan dan kondisi perpustakaan dilakukan pengamatan langsung
kepada objek yang diamati salah satunya gedung. Wawancara yang berkaitan dengan
penelitian ini untuk selanjutnya dianalisis dan diambil kesimpulan serta informasi yang sesuai
Dengan situasi yang sebenarnya.
3.2 Teknik Analisis Data
Data yang berupa kalimat-kalimat yang dikumpulkan melalui observasi dengan
memberikan pertanyaan, wawancara sebagian mengumpulkan data berupa database diolah
dan di analisis supaya menghasilkan kesimpulan yang valid.
Peneliti menggunakan tiga komponen pokok dalam tahap analisis, yaitu dengan
pertanyaan, pengamatan dan penguraian data. Pertanyaan merupakan proses memfokusan
untuk mendapatkan sistem yang ada dalam perpustakaan. Proses pemfokusan ini bagian dari
analisis yang mempertegas, memperjelas untuk tahap pengamatan. Proses ini berlangsung
sepanjang pelaksanaan penelitian dan saat pengumpulan data, setelah data yang dikumpulkan
lebih fokus kepada system dan kondisi. Selanjutnya pada tahap pengamatan dan penguraian
data peneliti menjabarkan permasalahan sehingga kesimpulan akhir dapat diperoleh.
BAB IVHASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 GAMBARAN DATA UMUM
4.1.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Madrasah Aliyah Swasta Darul
Arafah Raya
Berdasarakan wawancara yang penulis lakukan dengan pustakawan yang bekerja di
perpustakaan tersebut, beliau tidak begitu paham tentang sejarah sinngkatnya. Namun,
penulis mendapatkan sebuah informasi dari sebuah sumber bahwa Perpustakaan Madrasah
Aliyah bardiri pada tanggal 17 Agustus 1985 bersamaan dengan berdirinya Pesantren Darul
Arafah Raya oleh Bapak H. Amrullah Naga Lubis dan keluarga. Luas gedung perpustakaan
ini adalah berkisar antara 7m x 5 m.
4.1.2 Visi, Misi dan Tujuan
1. Visi
Menjadi salah satu fasilitas dalam pelayanan terhadap sivitas akademik.
2. Misi
Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu,
tepat guna, dan efektf untuk mendukung kesuksesan aktivitas belajar mengajar melalui
pengadaan dan penyediaan bahan pustaka serta membantu para santri dan guru sehingga
dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka.
3. Fungsi
Meningkatkan mutu belajar santri dan menghasilkan para kader pemimpin bangsa dan agama yang berkualitas dalam menghadapi era gobalisasi yang penuh dengan tantangan dan hal hal baru serta mampu menciptakan santri yang berkompeten dan berpengetahuan luas.
4.1.2 JAM BUKA PERPUSTAKAAN
Jam buka perpustakaan disesuaikan dengan jam kegiatan para santri yang telah di
tentukan oleh pesantren.
Senin s/d Minggu pukul 17.30 – 18.00 wib
4.1.3 KEANGGOTAAN
Untuk keanggotaan diperpustakaan ini, meliputi seluruh santri laki laki serta para guru
Madrasah Aliyah Darul Arafah. Setiap anggota dapat meminjam buku denagn jumlah
maksimal 3 buah buku dengan waktu peminjaman maksimal 2 minggu.
4.1. 5 LAMPIRAN
1. Kuisioner wawancara
2. Kartu Peminjaman Buku
3. Data Buku yang sampai di perpustakaan
4. Nomor Panggil Buku
5. Koleksi Buku Pegangan
6. Koleksi ensiklopedia
7. Penyusunan buku pada rak
8. Ruang baca
4.2 HASIL QUESIONER
Pada bagian ini diuraikan hasil dan pembahasan penelitian yang didasarkan atas perolehan data dari hasil wawancara.
4.2.1 Pengatalogan dan Proses Temu Kembali
Untuk sistem pengatalogan di Perpustakaan Madrasah Aliyah Darul Arafah memakai sistem komputerisasi . Namun pada saat ini masih dilakukan perbaikan pada seluruh computer sehingga para santri untuk sementara menggunakan system manual..Alat temu kembali hanya ada pada computer pustakawan yang di kenal dengan Program Jibass. Tidak ditemukannya sarana temu kembali yang disediakan untuk pengunjung sehinga sulit mengetahui buku-buku apasaja yang ada di perpustakaan.
4.2.2 Jenis Koleksi Bahan Pustaka
Koleksi yang dimiliki Perpustakaan Madrasah Aliyah Darul Arafah meliputi koleksi buku pegangan, buku non fiksi, buku fiksi, koleksi referensi, ensilklopedi dan mayoritas buku tentang islam.Jumlah koleksi di perpustakaan tersebut adalah 3600 judul buku. Pengadaan buku buku tersebut berasal dari pembelian ,perpustakaan daerah dan yayasan ,sumbangan , dan ada beberapa buku berasal dari hadiah negara lain.
4.2.3 Penyusunan Buku di Rak
Penyusunan buku di rak yang terdapat di Perpustakaan Madrasah Aliyah Darul Arafah sama halnya dengan perpustakaan lainnya, yaitu berdasarkan nomor kelas dan klasifikasi DDC, dan untuk menemukan bukunya sendiri terdapat nomor panggil di setiap punggung buku.
4.2.4 Pengkasifikasian Bahan Perpustakaan
Pengklasifikasian bahan perpustakaan di Perpustakaan Madrasah Aliyah Darul Arafah memakai sistem Dewey Decimal Classification (DDC) dan juga manual.Subjek dibuat berdasarkan nomor kelas dan skema klasifikasi DDC.
4.2.5 Sistem Pengorganisasian
Sistem pengorganisasian dalam Perpustakaan Madrasah Aliyah Darul Arafah ialah dengan cara sebagai berikut :
- Mengklasifikasikan bahan pustaka
- Menulis data bahan pustaka ke buku induk
- Melakukan katalogisasi
- Mencetak barcode buku
- Melakukan pelabelan bahan pustaka
- Menyusun buku ke rak sesuai dengan judul buku
4.2.6 Kegiatan Kerja Pelayanan Sirkulasi
1. Keanggotaan
Untuk keanggotaan pada perpustakaan ini adalah pengkhuhusan untuk para santri laki laki dan para guru pengajar yang statusnya adalahsantri Madrasah Aliyah Darul Arafah. Santriwati memiliki perpustakaan nya sendiri yang berbeda dengan santri laki laki.
2. Peminjaman
Untuk peminjaman buku, setiap anggota memiliki hak meminjam buku dengan jumlah maksimal 3 buah buku. Dengan batas waktu peminjaman buku selama 2 minggu.
3. Pengembalian
Pengembaliah buku harus sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, yaitu batas peminjaman selama 2 munggu, maka ketika waktu pengembalian telah jatuh tempo, anggota yang meminjam buku harus segera mengembalikan buku.Apabila anggota terlambat mengembalikan buku maka akan dikenai denda Rp 500 per hari.
4.2.7 Sistem LayananSistem layanan yang dipakai Perpustakaan Madrasah Aliyah Darul Arafah adalah
sistem layanan terbuka (open access). Dimana di dalam sistem layanan terbuka, perpustakaan memberi kebebasan kepada pengunjungnya untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak.Sayangnya, system penyusunan buku d rak sudah tidak teratur lagi akibat kurangnya penataan bahan pustaka sesuai nomor di punggung buku.
4.2.8 Fasilitas
Fasilias yang diberikan kepada pengunjung Perpustakaan Madrasah Aliyah Darul Arafah terdiri atas ruang baca,dua buah meja untuk membaca,empat buah rak buku.Sebenarnya terdapat 3 unit kmputer, dan akses internet.,. Namun, sangat disayangkan seluruh unit komputer sedang mengalami kerusakan dan sedang dibawa untuk diperbaiki sehingga layanan akses internet pun menjadi hal yang sia-sia dan untuk sementara menggunakan system manual.
4.2.9 Kenyamanan
Untuk kenyamanan Perpustakaan Madrasah Aliyah Darul Arafah ini dapat dikatakan kurang nyaman. Hal ini dikarenakan perpustakaan tersebut hanya memiliki luas 7 x 5m dan hanya memiliki satu meja panjang sebagai tempat para pengunjung membaca. Selain itu, masih banyak rak yang terlihat kosong akibat kurangnya penambahan buku. Selain itu , juga tidak teraturnya penyusunan bahan pustaka sesuai nomor punggungnya membuat para santri sulit menemukan buku yang di inginkan. Untuk koleksi digital, perpustakaan ini hanya memiliki beberapa unit saja dan tidak memilika rak yang selayaknya. Namun menurut pustakawan, perpustakaan ini sedang mengalami proses pembenahan dan akan dimulai.
4.2.10 Struktur Organisasi di Perpustakaan
Kepala Sekolah Madrasah Aliyah Darul Arafah
Drs. Ali Sahbana Daulay
Kepala Biro Pendidikan
Idat Darussalam, M.A
Kepala Perpustakaan
Mhd Arafat Batubara, S.Pdi
SANTRI MAS DARUL ARAFAH
DAFTAR PUSTAKA
Hasugian, Joner. 2009. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Medan: USUPress.
Hastuti, Puji. 2014. Klasifikasi Bahan Pustaka, <http://pujihastuti.blogspot.com/2014/07/klasifikasi-bahan-pustaka.html>
Hastuti, Puji. 2014. Katalogisasi, <http://pujihastuti.blogspot.com/2014/07/katalogisasi.html>
Hastuti, Puji. 2014. Sistem Layanan Perpustakaan, <http://pujihastuti.blogspot.com/2014_03_01_archive.html>
Nawawy, Syarifuddi. 2011. Katalogisasi Peerpustakaan, <http://afud1428.wordpress.com/2011/03/18/katalogisasi-perpustakaan/>
Pany, itu. 2010. Pengaruh Ketersediaan Koleksi Perpstakaan Terhadap Minat Baca Siswa Madrasah Aliyah 1 Medan (skripsi). Medan.
Purnawati, Juli. 2008. Persepsi Mahasiswa Terhadap Layanan Perpustakaan Universitas Cabang Fakultas Hukum USU (skripsi). Medan.
Ridho, Achmad. <http://idoycdt.wordpress.com/pengindeksan/>
Tarigan, Maria Ika Nova. 2008. Tingkat Kepuasan Pengguna Terhadap Perpustakaan STT (Sekolah Tinggi Theologia) ABDI SABDA MEDAN (skripsi). Medan.
PEPUSTAKAAN MAS DARUL ARAFAH RAYA <http://darularafahraya.ac.id>
